Wir sind Referenz!

Vom Betriebswirt über den Fachwirt bis zu Ausbilderlehrgängen – das Portfolio an Aus- und Weiterbildungslehrgängen des Vereins zur Förderung der Berufsbildung e. V. (VFB) ist breit gefächert. Seit über 40 Jahren bietet der Verein in Ludwigsburg und Böblingen unter anderem IHK-Praxisstudiengänge und andere Lehrgänge für jährlich über 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an. Die Nachfrage ist groß.

2017 entschied der stetig wachsende Verein, sich im Bereich Dokumenten-Management neu aufzustellen – von der Hardware der eingesetzten Drucksysteme bis zu einer professionellen ECM-Lösung. Das Ziel war, für schnellere, effizientere Abläufe, mehr Transparenz, mehr Verlässlichkeit und eine bessere Kostenkontrolle zu sorgen. „Zunächst einmal ist unser Druckvolumen als Bildungseinrichtung sehr groß und wir waren mit unserem bisherigen Dienstleister in dem Bereich unzufrieden. Außerdem suchten wir jemanden, der uns mit einer professionellen ECM-Lösung bei der Digitalisierung und Automatisierung unserer internen Prozesse unterstützt“, erklärt Andreas Knödler, Kaufmännischer Leiter der Bildungseinrichtung. Konkret gehörte dazu die Implementierung einer revisionssicheren digitalen Rechnungsprüfung und -bearbeitung, eines digitalen Vertragsmanagements und der digitalen Personalakte. Der VFB holte von verschiedenen Dienstleistern Angebote ein und entschied sich für die Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler.

Hardware-Check: drei neue Multifunktionssysteme, TA Cockpit® und aQrate

TA Triumph-Adler entwickelte im Rahmen einer Ist-Analyse eine individuelle Lösung für den VFB. Hierzu gehörte im Hardware-Bereich die Implementierung von drei neuen Multifunktionssystemen sowie des Asset- und Systemmanagements TA Cockpit® und der Follow2Print-Lösung aQrate. „Die Multifunktionsgeräte laufen trotz unseres hohen Druckvolumens seit Jahren wie am Schnürchen, wir haben den Vertrag gerade um vier Jahre verlängert“, so Knödler. TA Cockpit® bietet dem Verein einen optimalen Überblick über die im Einsatz befindlichen Systeme. Mit der Follow2Print-Lösung aQrate können darüber hinaus Druckaufträge von überall aus erteilt werden, was insbesondere für freie Dozenten hilfreich ist. „Zwei Mitarbeiter vor Ort stehen bereit, um die Ausdrucke für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereitzustellen“, so Knödler. Gleichzeitig sei durch aQrate maximale Transparenz gewährleistet, es könne jederzeit geprüft werden, wer zu welchem Zeitpunkt wie viel druckt.

Das ECM-System: eine umfassende Automatisierung aller Prozesse

Der nächste Schritt war die Entwicklung eines neuen ECM-Systems zur Digitalisierung und Automatisierung der internen Prozesse. Der Startschuss fiel auch hier mit einer umfassenden Ist-Analyse: „Wir schauten: Welche Prozesse laufen wie ab, mit welchen Software-Anbietern arbeiten wir bereits zusammen und welche Bedürfnisse haben unsere Mitarbeiter?“, so Knödler. Gemeinsam mit allen Beteiligten wurde eine Standardisierung und die Organisation der internen Prozesse erarbeitet. Bei der Umsetzung passte TA Triumph-Adler das ECM-System individuell an die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden an. „Die Herausforderung hierbei war, in Abstimmung mit den bereits vorhandenen Partnern Schnittstellen zu schaffen, um dem Kunden ein barrierefreies, effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Ich freue mich, dass uns das so gut gelungen ist“, erklärt Michael von Büren, Solution Sales Manager bei TA Triumph-Adler. „Vom Rechnungs-Workflow über das Vertragsmanagement bis zur Digitalisierung und Archivierung von Personalakten und Lohnabrechnungen haben wir das ECM-System Schritt für Schritt umgesetzt“, so Knödler.

Gelungene Digitalisierung: Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit

Das Resümee ist auch hier positiv: „Das neue ECM-System hat unsere Verwaltungsarbeit sehr viel effizienter gemacht, die Bearbeitungszeiten haben sich massiv verkürzt“, berichtet Knödler. „Wir müssen keine Rechnungen oder Verträge mehr suchen, es findet sich alles sofort – und zwar ganz unabhängig davon, wo ich mich gerade aufhalte.“ Die optimierten Prozesse würden unter anderem für eine schnellere Kommunikation mit Kursteilnehmern, Dozenten und Mitarbeitern sorgen, auch die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten ist gegeben. „Für uns hat sich durch die Zusammenarbeit vieles verbessert“, fasst Knödler zusammen.